W środowisku przemysłowym, gdzie skala operacji jest ogromna, a tempo działania kluczowe, bezpieczeństwo techniczne obiektów musi być traktowane priorytetowo. Tymczasem, zaskakująco wiele firm traktuje dokumentację przeglądów technicznych jako formalność lub coś, co „zawsze można uzupełnić później”. To poważny błąd – bo dokumentacja przeglądów nie tylko potwierdza zgodność z prawem, ale stanowi podstawę odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem, bezpieczeństwem i ciągłością działania.
W tym artykule pokażemy:
- czym właściwie jest dokumentacja przeglądów technicznych,
- dlaczego jej brak jest zagrożeniem – nie tylko prawnym,
- jakie ryzyka wiążą się z niekompletną ewidencją,
- i jak wdrożyć skuteczny system kontroli i archiwizacji przeglądów w zakładzie przemysłowym.
1. Co to jest dokumentacja przeglądów technicznych?
Dokumentacja przeglądów technicznych to zbiór raportów, protokołów, analiz i zaświadczeń potwierdzających wykonanie obowiązkowych kontroli budowlanych, instalacyjnych oraz przeciwpożarowych w danym obiekcie. Dokumenty te są niezbędne, by udowodnić zgodność z przepisami Prawa budowlanego, rozporządzeniami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej i przepisami BHP.
Typowe elementy dokumentacji to:
- protokoły z przeglądów rocznych i pięcioletnich budynku,
- wyniki pomiarów instalacji elektrycznych (rezystancja izolacji, impedancja pętli zwarcia),
- dokumentacja SSP (system sygnalizacji pożaru), DSO,
- przeglądy systemów oddymiania i wentylacji,
- testy hydrantów i sprawdzenie gaśnic,
- dokumentacja oświetlenia awaryjnego i ewakuacyjnego,
- scenariusze pożarowe i operaty,
- instrukcja bezpieczeństwa pożarowego wraz z planami ewakuacyjnymi,
- rejestr usterek i działań serwisowych,
- potwierdzenia usunięcia nieprawidłowości wykrytych w trakcie audytów.
Każdy z tych dokumentów ma określony cykl odnowienia i archiwizacji, a ich brak może skutkować poważnymi konsekwencjami.
2. Jakie przepisy regulują dokumentację przeglądów?
Podstawą prawną są:
- Prawo budowlane (art. 62) – obowiązek przeprowadzania przeglądów i posiadania dokumentacji,
- Rozporządzenie MSWiA w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków – obowiązek utrzymywania systemów ppoż. w sprawności,
- Kodeks pracy – zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
- Normy PN-HD 60364, PN-EN 62305 – dla instalacji elektrycznych i odgromowych,
- Rozporządzenie w sprawie BHP przy eksploatacji maszyn i urządzeń technicznych.
3. Jakie ryzyka niesie brak dokumentacji przeglądów technicznych?
Brak rzetelnej dokumentacji to nie tylko niezgodność z prawem – to realne ryzyko operacyjne, wizerunkowe i finansowe. Oto najważniejsze zagrożenia:
3.1. Odpowiedzialność prawna i sankcje administracyjne
Podczas kontroli PSP lub PINB, brak protokołów i raportów jest traktowany jako poważne uchybienie. Może to skutkować:
- nałożeniem grzywny (mandaty do 5000 zł za każdy brakujący dokument),
- decyzją o czasowym zakazie użytkowania obiektu lub jego części,
- odpowiedzialnością zarządcy lub właściciela na mocy Kodeksu karnego w przypadku wypadku lub pożaru.
3.2. Odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela
Brak dokumentacji technicznej jest jedną z najczęstszych przyczyn odmowy wypłaty odszkodowania po pożarze, awarii instalacji czy zdarzeniu losowym. Ubezpieczyciele wymagają udokumentowania:
- że urządzenia działały prawidłowo,
- że były sprawdzane zgodnie z harmonogramem,
- że stwierdzone nieprawidłowości były usuwane na bieżąco.
3.3. Przerwy w produkcji i koszty operacyjne
W przypadku awarii spowodowanej brakiem przeglądów, firma może:
- utracić dostęp do kluczowych linii produkcyjnych,
- być zmuszona do wstrzymania pracy w całej hali,
- ponosić koszty napraw interwencyjnych,
- utracić kontrakty z partnerami (brak zgodności z ISO, audytami BHP).
3.4. Utrata reputacji
Brak dokumentacji i wykrycie nieprawidłowości podczas kontroli może skutkować wpisem do rejestru nieprawidłowości, obniżeniem ratingu firmy lub negatywnym echem w mediach branżowych.
4. Przykłady praktyczne – co może pójść źle?
Przypadek 1: Brak protokołów z przeglądu SSP
Podczas kontroli PSP w centrum dystrybucyjnym okazuje się, że ostatni protokół z testów centrali sygnalizacji pożaru pochodzi sprzed 3 lat. Brak dokumentacji skutkuje wydaniem decyzji o wstrzymaniu użytkowania budynku do czasu wykonania audytu i ponownego przeglądu. Przestój trwa 6 dni, firma traci setki tysięcy złotych w zablokowanej logistyce.
Przypadek 2: Awaria instalacji elektrycznej bez pomiarów
Pożar na hali montażowej w zakładzie produkcyjnym – instalacja uległa przegrzaniu. Brak aktualnych pomiarów rezystancji izolacji powoduje odmowę wypłaty 1,2 mln zł przez ubezpieczyciela. Sprawa trafia do sądu.
Przypadek 3: Brak dokumentacji oddymiania
Podczas rutynowego audytu BHP w zakładzie chemicznym okazuje się, że klapy oddymiające nie mają ważnego protokołu testowego. Pracodawca zostaje zobowiązany do wykonania przeglądu pod rygorem kary finansowej i utraty certyfikatu ISO.
5. Jak wdrożyć skuteczny system dokumentacji technicznej?
Krok 1: Inwentaryzacja obowiązków
Zidentyfikuj wszystkie systemy techniczne i przeciwpożarowe w obiekcie. Sporządź listę wymaganych przeglądów wraz z ich częstotliwością.
Krok 2: Harmonogramowanie
Opracuj kalendarz przeglądów na cały rok (oraz na okres 5-letni), uwzględniając terminy wynikające z przepisów prawa.
Krok 3: Współpraca z wyspecjalizowanymi firmami
Zatrudnij certyfikowaną firmę posiadającą doświadczenie w dokumentowaniu przeglądów zgodnie z wymogami PSP i Prawa budowlanego.
Krok 4: Archiwizacja i digitalizacja
Zastosuj elektroniczny system zarządzania dokumentacją techniczną (EDMS) – pozwala na łatwy dostęp, przypomnienia o przeglądach.
Krok 5: Szkolenia i procedury
Przeszkol personel techniczny i administracyjny z zakresu obowiązków dokumentacyjnych. Ustanów procedury wewnętrzne weryfikacji i uzupełniania dokumentów.
6. Jak może pomóc Niepalni Sp. z o.o.?
Jako firma specjalizująca się w inżynierii pożarowej i przeglądach technicznych, oferujemy:
- kompleksowe przeglądy systemów SSP, DSO, oddymiania, oświetlenia ewakuacyjnego,
- pomiary elektryczne i analizy termowizyjne,
- aktualizację dokumentacji technicznej i ppoż.,
- elektroniczne repozytorium dokumentów przeglądowych,
- audyty gotowości dokumentacyjnej przed kontrolą PSP lub audytem zewnętrznym,
Dzięki naszemu doświadczeniu i systemowemu podejściu, pomagamy klientom zminimalizować ryzyka prawne, finansowe i operacyjne.
Podsumowanie: dokumentacja techniczna to nie papier, to tarcza
W świecie przemysłu, każda luka w dokumentacji technicznej to potencjalna luka w zabezpieczeniach – i realne zagrożenie dla firmy. Brak dokumentów to nie tylko problem formalny, ale poważne ryzyko dla finansów, ciągłości działania, bezpieczeństwa ludzi i reputacji przedsiębiorstwa.
Nie czekaj na kontrolę lub wypadek. Sprawdź stan swojej dokumentacji już dziś.
📧 kontakt@niepalni.pl | ☎ +48 510 950 457
Niepalni Sp. z o.o. – Twój partner w bezpieczeństwie przemysłowym i technicznym.
